Êtes-vous à la tête d’un projet ou dirigez-vous une entreprise ? Dans ce cas, vous devez veiller à ce que votre équipe arrive à réaliser vos projets dans les temps tout en respectant votre budget. Mais vous devez également vous assurer que vos collaborateurs soient satisfaits et heureux au travail pour être plus productifs. Pour atteindre ces objectifs, vous devez bien vous organiser en gérant vos ressources et en planifiant votre équipe.
Le point sur la gestion de ressources
Vous pouvez avoir de nombreuses équipes disponibles pour vos projets. Pour déterminer avec précision laquelle va être allouée à une mission spécifique, vous devez adopter une stratégie efficace vous permettant de gérer vos ressources humaines. Vous pouvez utiliser un outil de gestion de ressources pour assigner des tâches à vos collègues pendant une période définie. Avec un outil de gestion de ressources comme Teambook, vous pouvez :
• Préparer le planning de chacune de vos équipes.
• Avoir une vue d’ensemble sur la charge de travail de vos consultants.
• Voir quel talent est disponible pour une tâche.
• Suivre le travail de vos équipes.
• Surveiller le temps que vos collaborateurs passent sur un projet.
• Décider de mettre à jour le projet ou de changer d’équipe si besoin.
Les avantages de la gestion de ressources
En utilisant un outil de gestion de ressources, vous pouvez :
Bien répartir vos projets
Vous veillez à ce que les bons talents travaillent sur des missions spécifiques leur convenant, ce qui a une incidence positive sur la réalisation de vos projets. Il est plus facile de déterminer qui possède la capacité et les compétences d’effectuer une tâche, grâce aux données sur votre personnel que vous avez saisi dans l’outil de gestion de ressources. Vous pouvez donc répartir vos collaborateurs selon leur expertise. Mais vous pouvez aussi déterminer les consultants qui vous manquent et que vous devez recruter pour étoffer votre équipe.
Anticiper les problèmes
Vous pouvez voir à tout moment les difficultés potentielles. Par exemple, pour une tâche, y a-t-il peu de personnel et un conflit de calendrier ou faut-il des heures supplémentaires ? Vous pouvez ensuite ajuster le calendrier de votre projet pour éviter les soucis. Vous pouvez anticiper les difficultés. Vous pouvez donc prendre des décisions éclairées en vous basant sur leurs performances et les résultats actuels de votre société.
Améliorer la communication avec votre équipe
Vous, en tant que chef de projet, savez sûrement qu’il est important d’avoir une bonne relation avec votre équipe et vos autres collaborateurs. Grâce à l’outil de gestion de ressources, vous pouvez assurer cela. Vous avez en effet une vue d’ensemble sur la disponibilité de chacun et sa charge de travail, ce qui vous évite de vous tromper. Vous n’allez par exemple pas perdre de temps dans les échanges de courriels pour rappeler à vos consultants leur planning. C’est l’outil de gestion de ressources qui se charge de synchroniser leurs calendriers. Vous, vous pouvez leur partager à tout moment les infos de planification. Vos collègues, eux, peuvent traiter leurs demandes de congés via l’application. Leurs congés vont être enregistrées dans le système. Tout cela améliore votre communication.
Assurer la satisfaction de vos employés
La gestion de ressources vous permet de veiller à la satisfaction de vos collaborateurs. S’ils sont heureux, ils peuvent réaliser leurs missions efficacement. Mais comment un outil qui renforce la gestion de vos projets peut-il assurer le bonheur de votre équipe ? En réalité, c’est simple. Avec un calendrier de ressources, vous pouvez éviter des situations gênantes. Imaginez que l’un des membres de votre équipe part en congé. S’il a enregistré ses vacances dans l’outil, vous n’allez plus le contacter via des courriels pour assister à une réunion ou pour lui confier des tâches. Vous lui montrez ainsi que vous respectez son emploi du temps.
La gestion de ressources vous aide également à repérer l’excès de travail de vos collègues. En ayant une charge de travail convenable, ils vont apprécier de collaborer avec vous, devenir plus productifs et éviter le burn-out.
La gestion de ressources efficaces
Vous ne pouvez profiter des avantages ci-dessus que si vous exploitez le plein potentiel de votre outil gestion de ressources et que vous adoptez quelques bonnes pratiques comme :
• Bien connaître vos projets et l’objectif de votre organisation.
• Dresser une liste des compétences utiles pour leur réalisation.
• Trouver au sein de votre entreprise les personnes ayant la capacité d’effectuer les tâches.
• Déterminer les équipements, le temps et le budget à allouer aux missions.
• Gérer l’emploi du temps et la charge de travail de chacun des membres de votre équipe.
